Słowo wstępne

W czym Ci pomoże E-Teczka instrukcji księgowo-podatkowych?

audytor podatkowy Luiza Pieprzyk

Po pierwsze, nauczysz się, jak odróżnić wydatki osobiste od firmowych.

Po drugie, zaczniesz w pełni korzystać ze swoich praw zagwarantowanych również przez Konstytucję dla Biznesu, czyli zasady wynikające z ustawy z dnia 
6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r., poz. 646).

Po trzecie, zgodnie z prawem i bezstresowo poprawisz wynik finansowy swojej firmy i zapłacisz niższe podatki.

Od czego zacząć?

Po pierwsze, musimy zawsze przeanalizować przepisy podatkowe pod kątem tego, czy taki wydatek nie widnieje na liście kosztów tzw. zakazanych – czy nie wystąpi sugerowana przez fiskusa reprezentacja i reklama i czy przypadkiem ustawodawca nie wymienił tego wydatku w zakazach odliczenia w podatku VAT.

Po drugie, musimy pamiętać, że jest to sprawa bardzo indywidualna i nie jest wskazane traktowanie problemu „ogólnie i hurtowo”, czyli upraszczając, skoro „w internecie napisano, iż ktoś odliczył”, to ja też mogę.

Podstawa to dobre uzasadnienie, argumentacja, że dany wydatek był nieodłącznym elementem TWOJEJ działalności gospodarczej oraz że to właśnie TOBIE ten wydatek był NIEZBĘDNY do prowadzenia biznesu.

Po trzecie, należy posiadać odpowiedni dokument potwierdzający zakup na działalność gospodarczą – czytelny, rzetelny i bez znamion wadliwości, który nie budzi wątpliwości co do przedmiotu zakupu.

Zwracaj uwagę na treści zawarte w dokumencie zakupu, aby nie utrudniły one dalszej analizy prawno-podatkowej.

Poinformuj swoich klientów, jeśli masz biuro rachunkowe, a jeśli jesteś księgowym w danym przedsiębiorstwie – osoby mające prawo nabywać towary i usługi w imieniu i na rzecz danej organizacji, w której są zatrudnieni, że do działów finansowo-księgowych należy dostarczać faktury kosztowe czytelne i bez błędów wystawcy (można mieć na to wpływ w trakcie zawierania transakcji).

Jedynym zajęciem księgowego powinna być analiza dokumentacji zakupowej pod kątem: „wrzucić w koszty i odliczyć VAT”.

Osiągnij ten stan poprzez regularne szkolenia kadry z dokumentacji w procesie sprzedaży i zakupu (dział sprzedaży, zakupu, logistyka, fakturzyści, kadra zarządzająca, magazyn itp.), a także szkolenia klientów biur rachunkowych.

Argumentacja: Przynosząc do rozliczenia poprawny dokument, zyskujesz finansowo i płacisz niższe podatki!

Kto powinien decydować?

Właściciel firmy, przedsiębiorca już na etapie dokonywania zakupu powinien zadbać o właściwą dokumentację dowodową i pisemne uzasadnienie, dlaczego dany wydatek jest mu niezbędny do prowadzenia biznesu i w jakich okolicznoś­ciach, do czego został użyty.

Zagrożenia, które należy każdorazowo brać pod uwagę!

Kiedy ustawodawca nie wymienia wprost danego wydatku na liście jako wydatku, który nie może być kosztem lub czego nie można odliczyć w podatku VAT, to zawsze istnieje zagrożenie, że fiskus:

• zakwalifikuje wydatek jako reprezentację i reklamę,
• stwierdzi, że to wydatek osobisty,
• będzie argumentował, że ten wydatek jest zbędny do prowadzonej działalności.

Fiskus dyskryminuje JDG – jednoosobowe działalności gospodarcze!

Fiskus w wydawanych interpretacjach częściej przychyla się do stanowiska spółek niż JDG.

Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają często pokusę zaliczania do KUP wydatków dość mocno z pogranicza biznesu i zaspokajania swoich potrzeb osobistych.

Pokusa ta często dotyczy nabywania przedmiotów mających wpływ na postrzeganie i wizerunek podatnika. Zdaniem fiskusa nie stanowią KUP np. wydatki mające związek z funkcjonowaniem osoby w życiu społecznym. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej każda osoba musi nabywać i używać np.: odzież, obuwie czy inne elementy garderoby. Zakup tych rzeczy stanowi spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Schludny i estetyczny wygląd świadczy raczej o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

Fiskus dostrzega jednak wyjątki, z których warto skorzystać!

Wiele może zależeć od rodzaju zakupu oraz od charakteru prowadzonej przez podatnika działalności. Dlatego ze szczególną uwagą warto analizować pojawiające się raz po raz interpretacje indywidualne w tym temacie i poprawnie argumentować wydatki firmowe.

Fiskus faworyzuje osoby znane, celebrytów internetowych, którym częściej i chętniej w wydawanych interpretacjach przyznaje prawo do odliczenia VAT i uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Argumenty ogólne, które pomogą ci bronić swojego stanowiska

• Wydatki firmowe to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów – należy czytelne wskazać, że gdyby nie ten wydatek, nie byłoby możliwe np. należyte wykonanie danego projektu.
• Wydatki firmowe są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie widnieją w zakazach odliczania VAT oraz na liście kosztów wyłączonych z ww. przepisów ustawy o PIT i CIT.
• Poniesiony wydatek podnosi konkurencyjność w branży i pozwala na osiąg­nięcie wyższych przychodów ze sprzedaży.
• Dbasz o ciągłość zatrudnienia pracowników w firmie i dzięki poniesionemu wydatkowi nie ma przestojów np. w produkcji czy handlu.
• Wydatek nie jest osobisty, tylko wiąże się ściśle z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdyż traktowany jest jako rekwizyt np. do sesji fotograficznej, wizerunkowej potrzebnej do stworzenia oferty handlowej i do nagrania online na swoim kanale w internecie, co jest częścią strategii marketingowej.
• Dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
• Wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik).
• Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.
• Koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty powinny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność.

Najlepsze argumenty na obronę stanowiska to przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców.

Co nie jest prawem zabronione, jest dozwolone:

Artykuł 8. Przedsiębiorca może podejmować wszelkie działania, z wyjątkiem tych, których zakazują przepisy prawa. Przedsiębiorca może być obowiązany do określonego zachowania tylko na podstawie przepisów prawa.

Artykuł 11. Jeżeli przedmiotem postępowania przed organem jest nałożenie na przedsiębiorcę obowiązku bądź ograniczenie lub odebranie uprawnienia, a w sprawie pozostają wątpliwości co do treści normy prawnej, wątpliwości te są rozstrzygane na korzyść przedsiębiorcy, chyba że sprzeciwiają się temu sporne interesy stron albo interesy osób trzecich, na które wynik postępowania ma bezpośredni wpływ.

Artykuł 12. Organ prowadzi postępowanie w sposób budzący zaufanie przedsiębiorców do władzy publicznej, kierując się zasadami proporcjonalności, bezstronności i równego traktowania.

Przepisy prawa podatkowego, które należy każdorazowo przeanalizować, aby skorzystać z prawa do odliczenia VAT i uznania wydatków za koszt podatkowy:

• art. 22. Koszty uzyskania przychodów – podatek dochodowy od osób fizycznych,
• art. 23. Wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów – podatek dochodowy od osób fizycznych,
• art. 15. Pojęcie kosztów uzyskania przychodów – podatek dochodowy od osób prawnych,
• art. 16. Wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów – podatek dochodowy od osób prawnych,
• art. 86. Odliczenie podatku – podatek od towarów i usług,
• art. 88. Wyłączenia od odliczenia lub zwrotu podatku – podatek od towarów i usług.